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会社経費を社員が立替するのは問題じゃないの?立替時の注意点

      2016/12/16

会社経費を社員が立替するのは問題じゃないの?立替時の注意点

会社の経費を社員が立替すること、意外と多いのでは?

しかし、そもそも会社の経費を社員が立替するのは問題じゃないのか、また立替する場合現金ではなくカードで支払ってそのポイントをもらってもいいのか?など、色々気になることがありますよね。

会社経費を立替する場合の注意点を調べました。

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会社の経費を社員が立替するのは問題じゃないの?立替時の注意点は?

社員が経費を立て替えすること自体に、法的な問題はありません。
しかし、その金額や期間が社会通念的に不当だと思われる場合や、その社員にとって過度な負担となっている場合は見直す必要があります。

■立替期間

立替期間に関してハッキリとした決まりはありません。
かといってルールを作らないと「半年前のものを持ってこられたけど、本人がうろ覚えで本当に経費精算していいのか悩む」といったように、業務が効率的に進まなくなります。

立替期間の目安としては1ヶ月をオススメします。
毎月締め日を設けることで特定の月だけ経費が過剰に増えるといったことを減らせますし、収益を把握する上でも経費精算によるブレが少なくなります。

■立替金額

社員に立て替えてもらうときは、金額にも気をつけるようにしましょう。
国内で近場の出張代程度なら問題ないでしょうが、10万を超すような場合は仮払いをしましょう。
社員にそこまで負担を強いる必要があるとは思えませんし、社員の日常生活そのものを圧迫させる恐れもあります。
引用元-社員に経費立替をさせた時の「注意点」や「オススメの精算方法」 | Cloud Payment 公式ブログ

社長が会社の経費を立替た場合の会計処理は?

<ケース1>
社長がコンビニでコピー用紙を1,000円購入した。
会社に戻って、会社の現金と精算した。
——————————————————————–
この場合、何も複雑な問題はありません。会社の処理としては次のようになります。

消耗品 1,000 / 現 金 1,000円

<ケース2>
社長がコンビニでコピー用紙を1,000円購入した。
会社に戻ったところ、会社の現金は500円しかなかったので、精算せずに持っていたら決算を迎えた。
——————————————————————–
この場合、1,000円を出しているのは社長であり、会社はまだお金を払っていません。
しかし、コピー用紙は決算までの期間で利用しているので、経費として計上できます。
この時、ケース1と同じ処理をしてしまうと現金がマイナス500円となってしまいます。
このような場合には、次のように処理すれば問題ありません。

消耗品 1,000 / 未払金 1,000
引用元-社長が経費立替をした場合の会計処理 | 山田のススメ

会社の経費を立替る時に現金よりもカード払いがお得!?

立替精算を現金でしていませんか?

もしあなたの会社が立替精算が現金精算だけではなくて、クレジットカード支払いがOKだとした場合、クレジットカード支払いにしてポイントを貯めることもできます。

タダで海外旅行へ行った社員

こんな例え話があります。Aさんの会社では社員が自分のお金で一時的に立替ています。会社員のAさんは出張が多く、出張費の一部など精算は個人のクレジットカードで支払いをしていました。会社側も現金精算以外の方法を認めていました。

そのAさんはなぜクレジットカード支払いにしたかというと、マイルを貯めたかったからです。塵も積もれば山となるではありませんが、Aさんはそのマイルを利用してタダで海外旅行へ行ったそうです。当然、Aさんが現金精算だけしていたら、このようなことはできません。
引用元-会社の立替を現金で精算していませんか?

会社経費の立替をカードで払ってポイントをもらってもいいの?

マイレージなどのポイントは,使用者が出張費(又はその立替金)を支払ったことによって,そのカードの使用に対して付与されたものにすぎません。

労働者は,クレジットカード利用によって発生した利益を間接的に享受したものにすぎないといえます。つまり,労働の対償・対価とはして支払われたものでもないということです。

そうすると,出張費などの支払いによってクレジットカードを利用し,それによって加算されたマイレージなどのポイントは,使用者によって支払われたものといえず,また労働の対価・対象として支払われたものともいえないので,賃金には当たらないと考えるべきでしょう。

マイレージなどのポイントは,むしろ,賃金ではなく,使用者からの純然たる恩給的な福利厚生費として考えられるのではないかと思います。

したがって,このマイレージなどのポイントを,割増賃金の計算の際の基礎賃金に加えたりすることはできないということになります。
引用元-マイレージのポイント等の付与は賃金に該当するか? | 未払い賃金・残業代請求ネット相談室

立替た会社の経費が戻ってこない場合はどうしたらいい?

「本来会社が負担するべき経費を個人が負担している場合、不当利得返還請求権を行使して、支払ってから10年以内であれば請求することができます。ただし、会社で『経費は毎月末に精算する』『年度内に精算する』とあらかじめ決まっている場合、その期限を越えていると、会社から拒否されることもあります」

会社側から「払い戻しはできない」と断られた場合、お金は戻ってこないということ?

「60万円以下の請求であれば、少額訴訟という簡易な裁判制度を使って払い戻してもらうこともできますが、会社相手に裁判を起こすことになるので、会社に居づらくなるおそれがあります。辞職する覚悟が必要かもしれません。経費精算のため、不当利得返還請求の訴訟を起こしたという話はあまり聞いたことがありません。会社の規則を守ってまめに精算する方が、自分のためになると思いますよ」

ちなみに、経費を立て替えた時に付与されるマイレージやポイントの扱いについても聞いてみたところ、着眼点は「誰のお金・クレジットカードで支払ったか」だという。自分のお金や自分名義のカードで支払った場合は受け取って問題ないが、立て替えではなく会社から支給されたお金や会社名義のカードで支払う場合は、会社の所有物となる。
引用元-泣き寝入り経験3割…立替経費の精算はいつまで可能? | R25

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